Zeit und Abrechnung · 7 Minuten Lesezeit
Erfasste Stunden für eine Rechnung vorbereiten
7,5 Stunden stehen in deiner Zeitliste. Bevor du daraus eine Rechnungsposition machst, prüfe, welche Einträge zum Auftrag und Abrechnungszeitraum gehören, welche davon abrechenbar sind und ob sie schon auf einer anderen Rechnung stehen. Erst die geprüfte Menge wird mit dem vereinbarten Stundensatz multipliziert.
Das lässt sich mit einer einfachen Arbeitsliste erledigen. Im folgenden fiktiven Beispiel bleiben von 7,5 erfassten Stunden 7 abrechenbare Stunden übrig. Bei 80 Euro netto pro Stunde ergeben sie 560 Euro netto. Du kannst den Ablauf auf eine eigene Liste oder einen Export aus deiner Zeiterfassung übertragen.
Hier geht es um die Vorbereitung einer Abrechnung nach Stunden. Pflichtangaben, Umsatzsteuer und Sonderfälle einer fertigen Rechnung sind nicht Gegenstand des Artikels. Eine Zeiterfassung oder automatische Übertragung nach Saldenwerk wird für diesen Ablauf nicht vorausgesetzt.
Wähle den Auftrag und den Zeitraum aus
Lege zuerst fest, für welchen Kunden und welchen Auftrag du abrechnest. Ein Projektname allein reicht dafür manchmal nicht: „Website“ kann in deiner Liste mehrfach vorkommen. Ordne die Einträge dem tatsächlichen Rechnungsempfänger zu und grenze den Zeitraum mit Anfangs- und Enddatum ein.
Für die Prüfung brauchst du je Eintrag Datum, Tätigkeit, Dauer, Kunde beziehungsweise Auftrag und den bisherigen Abrechnungsstand. Im Team gehört auch die ausführende Person dazu. Behalte vorhandene Eintragsnummern beim Export bei. Damit kannst du später auf den ursprünglichen Eintrag zurückgehen, wenn eine Rückfrage auftaucht.
Prüfe bei Einträgen wie „Besprechung“ oder „Korrekturen“, worum es ging. Ergänze die Beschreibung anhand deiner Unterlagen. Bleibt die Zuordnung unklar, lege den Eintrag zur Klärung zurück, statt ihn einer passenden Summe zuzuschlagen.
Zeitberichte können diese Auswahl unterstützen. Harvest beschreibt in seiner Dokumentation zu detaillierten Zeitberichten Filter für Zeitraum, Kunde und Projekt sowie für abrechenbare und bereits abgerechnete Stunden. Welche entsprechenden Felder dein Werkzeug anbietet, musst du dort prüfen; der folgende Abgleich funktioniert auch in einer selbst geführten Liste.
Kläre die Abrechenbarkeit vor dem Addieren
Nimm die Vereinbarung zum Auftrag dazu: Welche Arbeiten werden nach Stunden berechnet, welcher Satz gilt und gibt es ein Budget oder eine vereinbarte Freigabe? Eine Markierung als „abrechenbar“ in der Zeitliste ist ein Anlass zur Prüfung, wenn sie nicht zur Absprache passt.
Trenne drei Fälle: Einträge, die du jetzt abrechnen kannst, ausdrücklich nicht abrechenbare Einträge und noch ungeklärte Einträge. Lösche ausgeschlossene Zeiten nicht aus deiner Arbeitsliste. Notiere den Grund, damit du später nachvollziehen kannst, warum sie in der Rechnung fehlen.
Ein Gespräch ist nicht allein deshalb kostenlos, weil es ein Gespräch war. Ebenso ist eine Korrektur nicht automatisch zusätzlich abrechenbar. Entscheidend für deine Vorbereitung ist, was zum konkreten Auftrag vereinbart wurde. Fehlt eine klare Absprache zu einer Zusatzarbeit, kläre sie vor der Übernahme. Eine Rückfrage könnte lauten:
In der Zeitliste stehen 45 Minuten für die zusätzlich besprochene Kontaktseite. Bevor ich diese Zeit in die Abrechnung übernehme, möchte ich mit Ihnen klären, ob wir sie zum vereinbarten Stundensatz abrechnen oder anders berücksichtigen.
Die Formulierung dient der Abstimmung und ersetzt keine rechtliche Prüfung eines strittigen Anspruchs. Bei einem Pauschalauftrag ist die Zeitsumme zunächst eine Information über deinen Aufwand. Verwende sie nicht ohne entsprechende Vereinbarung als zusätzliche Stundenposition neben dem Pauschalpreis.
Rechne eine bereinigte Zeitliste durch
Eine selbstständige Designerin überarbeitet im fiktiven Beispiel die Website eines Reparaturbetriebs. Für die aufgeführten Gestaltungsarbeiten sind 80 Euro netto pro Stunde vereinbart. Das erste Abstimmungsgespräch von 30 Minuten wird laut Absprache nicht berechnet. Alle Einträge gehören zum selben Auftrag, sind noch nicht abgerechnet und liegen im ausgewählten Zeitraum vom 1. bis 7. September 2026. Es gibt keine zusätzliche Zeitrundung; die Zahlen sind frei gewählt und keine Preisempfehlung.
| Datum und Tätigkeit | Erfasst | Für diese Rechnung |
|---|---|---|
| 01.09. · Erstes Abstimmungsgespräch | 0:30 h | 0:00 h · laut Absprache nicht berechnet |
| 02.09. · Entwurf der Startseite überarbeiten | 2:15 h | 2:15 h |
| 03.09. · Leistungsseite gestalten | 3:00 h | 3:00 h |
| 07.09. · Abgestimmte Änderungen einarbeiten | 1:45 h | 1:45 h |
| Summe | 7:30 h | 7:00 h |
Die Tabelle verwendet Stunden und Minuten: 7:30 h sind sieben Stunden und dreißig Minuten. Von den insgesamt 450 Minuten entfallen 30 Minuten auf das nicht berechnete Gespräch. Übrig bleiben 420 Minuten, also 7 Stunden. Die Gegenprobe lautet: 7 Stunden × 80 Euro netto = 560 Euro netto.
Einträge mit unterschiedlichen Stundensätzen musst du getrennt berechnen. Fasse zum Beispiel Gestaltung zu 80 Euro und Beratung zu 100 Euro nicht in einer gemeinsamen Stundenmenge zu 80 Euro zusammen. Prüfe vor der Übernahme außerdem, ob die geplante Abrechnung in das vereinbarte Budget passt. Eine ungeklärte Überschreitung gehört zurück in die Abstimmung.
Übertrage Minuten als Dezimalstunden
Bei der manuellen Übernahme ist die Schreibweise eine mögliche Fehlerquelle. 2:15 Stunden entsprechen 2,25 Dezimalstunden, nicht 2,15. Rechne die Minuten durch 60 und addiere die vollen Stunden: 2 + 15 ÷ 60 = 2,25. Die Harvest-Erklärung zu Stunden-Minuten- und Dezimaldarstellung zeigt denselben Unterschied und erläutert, warum Zeiterfassung und Bericht unterschiedlich aussehen können.
Für die Beispielpositionen ergeben sich 2,25 + 3 + 1,75 = 7 Stunden. Würdest du die Minuten fälschlich als Nachkommastellen übernehmen, kämen 2,15 + 3 + 1,45 = 6,60 Stunden heraus. Bei unserem Stundensatz wären das 528 statt 560 Euro netto.
Prüfe auch die Rundung, wenn die Summen trotz korrekter Umrechnung voneinander abweichen. Eine Anzeige mit zwei Nachkommastellen und eine Abrechnung in angefangenen Viertelstunden sind unterschiedliche Dinge. Notiere, welche Regel ihr vereinbart habt und ob dein Zeitbericht sie bereits anwendet. Runde exportierte Werte nicht versehentlich ein zweites Mal. Bewahre die ursprünglichen Dauern für den Abgleich auf; ändere eine Menge nicht bloß so, dass die Endsumme passend aussieht.
Mach aus den Zeiten eine verständliche Position
Fasse nur Einträge zusammen, deren Auftrag, Stundensatz und Leistungsbeschreibung zusammenpassen. Für unser Beispiel könnte die vorbereitete Position so aussehen:
Überarbeitung des Website-Entwurfs: Startseite, Leistungsseite und abgestimmte Änderungen, Leistungszeitraum 01.–07.09.2026. Menge: 7 Stunden. Einzelpreis: 80 Euro netto je Stunde. Positionsbetrag: 560 Euro netto.
Das ist eine einzelne Beispielposition, keine vollständige Rechnung. Die ursprüngliche Zeitliste erklärt, welche Tätigkeiten in den sieben Stunden stecken. Bewahre sie zusammen mit deiner Zuordnung zur Rechnung auf. Wenn du dem Kunden einen Tätigkeitsnachweis mitgibst, prüfe seine Beschreibungen und entferne interne Kommentare sowie Angaben zu anderen Kunden.
Für verständliche Positionstexte hilft dieselbe Frage wie bei einem Angebot: Kann der Empfänger erkennen, welche Arbeit gemeint ist? Der Artikel zur Leistungsbeschreibung im Angebot zeigt, wie du einen Sammelbegriff durch einen konkreten Umfang ersetzt. Verwende bei der Abrechnung die tatsächlich erbrachte Leistung.
Halte fest, welche Einträge übernommen wurden
Vergleiche den Rechnungsentwurf mit deiner geprüften Liste: richtiger Empfänger, richtiger Zeitraum, passende Leistung, 7 Stunden und 560 Euro netto im Beispiel. Gehe mindestens eine Position bis zu ihren einzelnen Zeiteinträgen zurück. So prüfst du die Zuordnung zusätzlich zur bloßen Endsumme.
Markiere die ausgewählten Einträge in deiner Arbeitsliste zunächst mit dem zugehörigen Rechnungsentwurf. Wird die Rechnung fertiggestellt, ergänze ihre Nummer und den Abrechnungsstand. Verwirfst oder änderst du den Entwurf, passe auch diese Zuordnung an. Sonst bleiben Zeiten fälschlich gesperrt oder werden beim nächsten Durchlauf erneut übernommen.
Nimm für deine nächste Rechnung zuerst einen einzelnen Auftrag. Trenne dort die noch ungeklärten Zeiten ab und rechne die verbleibende Stundenmenge nach. Erst wenn diese Liste stimmt, überträgst du die Positionen in den Rechnungsentwurf.